Fiche d’organisation d’une manifestation

Afin d’en assurer une bonne mise en oeuvre, tout organisateur doit faire parvenir une fiche de renseignements adressée à Monsieur le Maire au minimum dans les 2 mois avant la manifestation, voire 6 mois s’il s’agit d’un événement d’envergure.

L’organisation d’un événement, fête ou manifestation, implique des contraintes techniques, matérielles, sécuritaires et budgétaires.

Téléchargez et complétez la fiche, puis retournez-la soit par email, soit par voie postale.

 

Règlement en vigueur

La Commune de Rumilly a instauré une procédure pour les demandes d’organisation de fêtes et manifestations sur le territoire de la commune.

Les associations, les professionnels du spectacle, les institutions ou les particuliers doivent en effet solliciter la mairie avant toute décision d’organisation d’une manifestation (ou événement à but lucratif ou non), ayant vocation à attirer des visiteurs.

  1. Toute manifestation sur la voie publique, sur une place publique, dans un bâtiment ou un équipement public doit faire l’objet, de la part de l’organisateur, d’une demande écrite adressée à Monsieur le Maire dans les délais suivants :
    • le plus tôt possible, ou au moins 6 mois avant la manifestation s’il s’agit d’une manifestation d’envergure répondant à un ou plusieurs éléments suivants : occupation importante du domaine public, demande importante de matériel à la Commune, nombreux public attendu, passage nécessaire d’une commission de sécurité (installation chapiteau, gradins, dépassement capacité des bâtiments, etc.)
    • 2 mois avant la manifestation pour les autres manifestations.
    • Cette procédure s’applique également pour les manifestations récurrentes. Elle s’applique également pour toute manifestation dans un lieu privé a un impact ou un débordement sur le domaine public (ex: stationnement de visiteurs). Toute demande qui ne respecterait pas ces délais ne pourra pas être instruite.
  2. Cette demande écrite doit comporter toutes les informations permettant aux élus et aux services municipaux de l’instruire. Pour cela, il convient de renseigner systématiquement la fiche de renseignement ci-joint ;
  3. Afin de compléter, si besoin, les informations mentionnées sur la fiche technique, et selon l’envergure de la manifestation les organisateur peuvent être invités à présenter, lors d’une réunion en mairie, leur projet de manifestation pour étude de faisabilité ;
  4. Lorsque toutes les informations ont été recueillies par les services municipaux, l’organisateur reçoit ensuite, par écrit, l’autorisation (ou le refus) du Maire pour l’organisation de ladite manifestation ;
  5. En cas d’autorisation du Maire, et s’il s’agit d’une manifestation d’envergure, une réunion d’organisation et de coordination proprement dite se tient en mairie, avec les services municipaux, l’organisateur, les différents prestataires (société de sécurité privée, association assurant un poste de secours…) et les autres services concernés (Service Départemental d’Incendie et de Secours, Gendarmerie nationale, etc.).
  6. Pour toute manifestation d’envergure, une réunion de « débriefing » pourra être utilement organisée en mairie à l’issue de la manifestation.

Enfin, il est rappelé  que toute manifestation « ouverte au public » organisée dans une propriété privée est également soumise à la déclaration auprès du Maire.